A kiinduló helyzet: részben digitalizált működés, nehezen követhető feladatok
A pályázatíró és tanácsadó cégek munkája erősen projektalapú, sok dokumentummal, határidővel és ügyfélkommunikációval. Ha nincs egységes rendszer, a feladatok könnyen szétszóródnak.
Ügyfelünknél az iroda működése csak részben volt digitalizálva. A kollégák saját dokumentumokkal dolgoztak, a feladatok követése főként e-mailben történt, a fájlok pedig egy közös meghajtón kerültek tárolásra.
Ez több problémát is okozott:
- a projektek státusza nehezen volt átlátható
- a határidők követése sok manuális odafigyelést igényelt
- a sablon dokumentumok kitöltése időigényes volt
- az érdeklődők előszűrése sok erőforrást kötött le
- nem volt egységes tudásbázis a csapat számára
A cég célja egy strukturáltabb, skálázhatóbb működés kialakítása volt, amely támogatja a növekedést és csökkenti az operatív terhelést.
A projekt célja: projektkontroll, gyorsabb munkavégzés és hatékonyabb ügyfélszerzés
A digitalizáció során egy olyan integrált rendszer kialakítása volt a cél, amely:
- átláthatóvá teszi a projektek és feladatok státuszát
- automatizálja a dokumentumkészítés egy részét
- biztosítja a pályázati határidők követését
- támogatja a tudásmegosztást a csapaton belül
- segíti az online ügyfélszerzést és az érdeklődők előszűrését
A megoldás központi eleme egy projekt- és automatizációs platform lett AI támogatással.
Amit bevezettünk
Kanban alapú projektmenedzsment — minden pályázat követhető
A működés új alapja egy Kanban táblás feladat- és projektmenedzsment rendszer lett, amelyben minden pályázat és ügyfélprojekt külön feladatként jelenik meg.
A rendszer:
- státusz szerint követi a projekteket
- delegálhatóvá és átláthatóvá teszi a feladatokat
- csökkenti az e-mail alapú egyeztetések számát
- egységes működési struktúrát hoz létre
Ez megszünteti a szétszórt feladatkezelést és növeli a csapat hatékonyságát.
Dokumentum automatizáció — gyorsabb pályázatkészítés
A gyakran használt sablon dokumentumok automatikusan kitölthetővé váltak.
A rendszer:
- strukturált adatlapból tölti ki a szükséges dokumentumokat
- csökkenti az ismétlődő manuális munkát
- egységes formátumot biztosít minden projektnél
Ez jelentősen gyorsítja a pályázatok előkészítését.
Tudásbázis és belső dokumentumtár — AI chatbot támogatással
Egy központi tudásbázis jött létre, ahol a kollégák megtalálják a sablonokat, folyamatleírásokat és szakmai anyagokat.
Az AI chatbot:
- segít gyorsan megtalálni a releváns információkat
- támogatja az új kollégák betanulását
- csökkenti a belső egyeztetések idejét
Ez strukturáltabb tudásmegosztást tesz lehetővé.
Határidő automatizáció — pályázatok követése kockázat nélkül
A rendszer automatikusan figyeli a pályázatok határidejét, és értesítéseket küld a felelős kollégáknak.
Ez biztosítja, hogy:
- egyetlen fontos határidő se maradjon észrevétlen
- a projektek időben haladjanak
- csökkenjen a stressz és a manuális ellenőrzés szükségessége
AI támogatott weboldal — hatékonyabb ügyfélszerzés
A projekt részeként egy költséghatékony, AI támogatott weboldal készült.
A kollégák:
- prompt alapon tudják módosítani a tartalmakat
- gyorsan hozhatnak létre új aloldalakat vagy cikkeket
- egyszerűen frissíthetik az információkat
A weboldalba egy előszűrő modul is került, amely előre beállított feltételek alapján pontozza az érdeklődő cégeket, hogy egy adott pályázaton milyen eséllyel indulhatnak.
Ez segíti a releváns ügyfelek kiválasztását és az érdeklődők adatbázisba mentését.
Hogyan működik az új digitális projektfolyamat?
- Érdeklődő jelentkezik a weboldalon
- Az AI modul előszűri és pontozza a céget
- Az adat bekerül a projektmenedzsment rendszerbe
- Automatikusan létrejönnek a szükséges feladatok
- A sablon dokumentumok gyorsan elkészíthetők
- A rendszer figyeli a határidőket és értesítéseket küld
Ez biztosítja, hogy minden projekt strukturáltan és követhetően haladjon.
Hol térül meg a beruházás?
A legnagyobb üzleti hatás az időmegtakarításban és a szervezettebb működésben jelentkezett:
- AI alapú előszűrés → több idő a releváns ügyfelekre
- dokumentum automatizáció → gyorsabb pályázatkészítés
- határidő figyelés → kisebb kockázat
- projekt átláthatóság → jobb csapatmunka
- strukturált adatbázis → tudatosabb értékesítés
Az AI és automatizáció nem váltott ki kollégákat, de jelentősen növelte a hatékonyságot az ismétlődő feladatok egyszerűsítésével.
Mennyibe kerül egy ilyen projekt?
Egy digitalizációs projekt költsége általában három részből áll: egyszeri bevezetési díj, havi support és üzemeltetés, valamint a szoftverek előfizetési költsége. Ezek jól tervezhetők, és a legtöbb esetben már néhány hónapon belül mérhető megtérülést hoznak.
A pontos költség mindig az iroda méretétől és a bevezetendő rendszerektől függ – ezért minden projektet egyedi felméréssel kezdünk.
Hogyan zajlik a bevezetés?
A digitalizáció nálunk mindig strukturált folyamat: felméréssel és folyamattérképezéssel indítunk, majd tervezés, bevezetés és csapat oktatása következik. A teljes folyamatot itt mutatjuk be részletesen.
A fentiek alapján Te is ráismertél irodád működésére? Vedd fel velünk a kapcsolatot – az első, 1 órás konzultáció ingyenes és kötelezettségmentes.