A kiinduló helyzet: Excel, e-mail, káosz
A legtöbb könyvelőiroda ugyanazzal a problémával küzd: a napi munka Excel táblákban, e-mailekben és a fejekben él. Nincs egyetlen informatikai rendszer, ahol minden összefut.
Ügyfelünknél sem volt ez másképp. A feladatok szétszórva tárolódtak különböző fájlokban, az ügyfélkérések e-mailben és telefonon érkeztek – sokszor nyom nélkül. A csapat dolgozott, de a munka egy része egyszerűen nem került kiszámlázásra, mert nem volt róla pontos nyilvántartás.
A vezetőségnek sem volt valós idejű rálátása arra, hogy ki hol tart a havi feladatokkal. Ez lassította a döntéshozatalt, növelte a hibák számát, és komoly bevételkiesést okozott.
A cél: átlátható, automatizált működés
Az iroda egy olyan rendszert szeretett volna, amely kiváltja az Excel-alapú feladatkezelést, rögzít minden ügyfélkérést, automatikusan kezeli az ismétlődő könyvelési folyamatokat, valós idejű rálátást ad a vezetőségnek, és professzionálisabb ügyfélélményt nyújt.
Amit bevezettünk
Microsoft 365 – vállalati infrastruktúra
Az első lépés a digitális alap megteremtése volt. A Microsoft 365 bevezetésével egységes levelezési és dokumentumkezelési rendszer jött létre, ahol a csapat biztonságosan együtt tud dolgozni – bárhonnan, bármikor.
A munkaállomások automatikus biztonsági mentése is beállításra került, így a kritikus üzleti adatok többé nem egyetlen helyi gépen tárolódnak. Ez önmagában jelentősen csökkenti az adatvesztés kockázatát.
ClickUp CRM és ticketing – semmi sem vész el többé
A működés új központja egy ClickUp alapú CRM és ticketing rendszer lett. Minden ügyfélkérés önálló feladatként jelenik meg: nyomon követhető, delegálható, dokumentálható.
A Kanban-alapú felületen a kollégák egyetlen pillantással látják, mi az új, mi van folyamatban, mi vár valakire, és mi készült el. Ez megszünteti a „megkérdezem e-mailben" kultúrát, és átláthatóvá teszi az egész csapat munkáját.
Automatizált könyvelési munkafolyamatok
A rendszer nemcsak nyilvántartja a feladatokat – automatikusan létre is hozza őket. A bérszámfejtési ciklus, a havi és negyedéves bevallások, az ellenőrzési folyamatok mind automatikusan indulnak, határidővel és felelős személlyel együtt.
Ez azt jelenti, hogy egyetlen ismétlődő feladatot sem kell manuálisan létrehozni – a rendszer gondoskodik róla.
Online ügyfélszolgálat – profi ügyfélélmény
Az ügyfelek a weboldalba integrált felületen küldhetik be kéréseiket. Ezek automatikusan bekerülnek a CRM rendszerbe ticketként, és az ügyfél valós időben látja, hogy a kérése milyen státuszban van.
Ez nemcsak az adminisztrációt egyszerűsíti – az ügyfelek bizalmát és elégedettségét is jelentősen növeli.
AI alapú adatrögzítés – kevesebb gépelés, kevesebb hiba
A projekt egyik legnagyobb időmegtakarítást hozó eleme az AI alapú dokumentumfeldolgozás. A rendszer képes számlákat és bejövő dokumentumokat automatikusan feldolgozni és strukturált adatként rögzíteni – emberi beavatkozás nélkül.
Ez csökkenti a manuális adatbevitelt, gyorsítja az adminisztrációt, és minimalizálja az elírásokból eredő hibákat.
Vezetői riportok – valós idejű rálátás
A cégvezető egy különböző dashboardokon látja, hogy melyik kolléga hol tart a havi feladatokkal. Ha valahol torlódás alakul ki, azonnal látható – és azonnal reagálható. Ez nemcsak a kontrollt növeli, hanem az erőforrások hatékonyabb elosztását is lehetővé teszi.
Hol térül meg a beruházás?
A legnagyobb üzleti hatás ott jelentkezett, ahol a legtöbb könyvelőirodánál pénz marad az asztalon: a kiszámlázatlan munkáknál. Mivel minden ügyfélkérés rögzítve van és követhető, a csapat által elvégzett munkák pontosan dokumentáltak – és kiszámlázhatók. Ez önmagában képes fedezni a teljes digitalizációs projekt költségét.
- Gyorsabb munkavégzés – az automatizált folyamatok felszabadítják a csapatot az értékteremtő munkára
- Kevesebb hiba – az AI-alapú adatrögzítés csökkenti az emberi tévedések számát
- Jobb ügyfélélmény – az ügyfelek látják, mi történik a kérésükkel, nő a bizalom és a megtartás
- Skálázható működés – több ügyfél kiszolgálható arányosan több adminisztráció nélkül
Mennyibe kerül egy ilyen projekt?
Egy digitalizációs projekt költsége általában három részből áll: egyszeri bevezetési díj, havi support és üzemeltetés, valamint a szoftverek előfizetési költsége. Ezek jól tervezhetők, és a legtöbb esetben már néhány hónapon belül mérhető megtérülést hoznak.
A pontos költség mindig az iroda méretétől és a bevezetendő rendszerektől függ – ezért minden projektet egyedi felméréssel kezdünk.
Hogyan zajlik a bevezetés?
A digitalizáció nálunk mindig strukturált folyamat: felméréssel és folyamattérképezéssel indítunk, majd tervezés, bevezetés és csapat oktatása következik. A teljes folyamatot itt mutatjuk be részletesen.
A fentiek alapján Te is ráismertél könyvelőirodád működésére? Vedd fel velünk a kapcsolatot – az első, 1 órás konzultáció ingyenes és kötelezettségmentes.